Integritetspolicy och riktlinjer angående personuppgifter

Följande policy har antagits av Gestaltakademins Styrelse 20181212

Verksamhetens syfte
Gestaltakademin i Skandinavien (GA) har sedan 1976 bedrivit gestaltterapeutisk utbildning. I stiftelsens stadgar framgår att organisationens ändamål bla är att bedriva gestaltterapeutisk och annan utbildning enligt grundsynen, utfärda bevis på genomgången utbildning och fortbildning samt anordna kurser rörande allmänmänskliga frågor. För att kunna uppfylla stiftelsens stadgar behöver personuppgifter registreras och behandlas.

Rättslig grund för insamling
Den rättsliga grunden för insamling och behandling av personuppgifter är samtycke. Det är personen som frivilligt väljer att söka en kurs (entydig bekräftande handling) hos GA och därigenom samtycker att vi behandlar hens personuppgifter. Samtliga ansöknings- och anmälningsblanketter/formulär ska innehålla en paragraf om att GA efterlever GDPR.

GA har sett över insamlandet av information och bedömer att vi endast tar in information som behövs för att bedriva vår verksamhet, inte har kvar information längre än nödvändigt och inte använder uppgifterna till annat än vad som var syftet när den samlades in.

Personuppgifter
Följande personuppgifter samlas in:
– namn
– adress
– fakturaadress
– telefonnummer
– mailadress
– födelsedatum/personnummer

Kontaktuppgifterna är nödvändiga för att kunna kommunicera med den studerande. Födelsedatum/personnummer är nödvändigt för att utfärdat diplom och bevis på genomgången utbildning ska vara personlig.

Kontaktuppgifterna samlas in via ansökningsförfarandet samt studerandeavtal.

Samtliga som arbetar på Gestaltakademins kontor hanterar personuppgifterna och har därför signerat ett sekretessavtal. Därutöver lämnas personuppgifterna ut till pedagogisk ledare för den grupp personen ska ingå i. Uppgifterna lämnas inte ut till någon annan.

Känsliga personuppgifter
Med känslig information menas: ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska biometriska uppgifter som entydigt identifierar en persons uppgifter och biometriska uppgifter som entydigt identifierar en person.

Vid ansökan till Organisationsprogrammet samt Terapeutprogrammet ställs ett antal frågor till den sökande. Svaren genererar ett underlag inför antagningsintervjun. Två frågor i Personligt Intervjuunderlag kan generera känslig information. Fråga 6: Finns det något i din livssituation eller i din historia gällande medicinering, alkohol/droger, psykiska eller fysiska svårigheter som kan påverka ditt deltagande i utbildningen?  Fråga 10: Berätta lite om Dig själv och Din livshistoria (max 2 A4-sidor)

Vid antagning till diplomprogrammen läggs stor vikt vid personlig lämplighet. För att förbereda intervjun och för att säkerställa att den sökande ges en så god chans som möjligt att visa sina erfarenheter är dessa frågor av den art som gynnar antagningsprocessen på ett gott sätt.

Denna information arkiveras som längst i 1 år och förstörs sedan. Endast behöriga personer så som programansvarig och pedagogisk ledare tar del av informationen i samband med antagningsprocessen.

Under diplomutbildningarna skrivs PUPar (Personliga Utvecklings Profiler) som mailas från studerande till pedagogisk ledare. Dessa kan innehålla känslig information. Pedagogisk ledare ansvarar via avtal med Gestaltakademin för att informationen inte sprids vidare. När bedömningen av PUPen är gjord raderas all information och endast betyget arkiveras.

Vid slutexaminationen visas ca 20 min. av en terapisession eller ett organisationsuppdrag. Denna filmsekvens utgör underlag för den muntliga examinationen och är av stor vikt. Klienten/kunderna/deltagarna som medverkar på filmen måste skriftligen ge sitt medgivande till att filmen visas i examinationssammanhang. Slutexaminationens förfarande, både den skriftliga och den muntliga, beskrivs i Studerandehandboken som den studerande har tillgång till under hela sin utbildningsperiod. Filmen raderas när examinationsprocessen är slutförd.

Av kvalitetssäkerhetsskäl filmas muntliga examinationer alltid. Endast filmerna av de deltagare som inte blir godkända sparas tills personen godkänts eller varit inskriven i mer än 9 år, vilket är maxtiden för att slutföra en diplomutbildning.

Rutiner för hantering av personuppgifter
Rutiner för arkivering av dokument samt hantering av personuppgifter finns dokumenterade i ”Förhållningssätt vid arkivering 170421” samt ”Ansökningsprocess”.

Avtal med pedagogiska ledare och kursansvariga
I samtliga avtal/kontrakt mellan GA och pedagogisk ledare/kursansvarig inkluderas en paragraf om att signerande part är skyldig att följa GAs Integritetspolicy/riktlinjer om personuppgifter.

Missbruksregeln
GA använder inte missbruksregeln idag för att behandla personuppgifter i ostrukturerat material.

Information till registrerade
På ansökningsblanketter, anmälningsformulär samt studerandeavtal ska framgå följande:
– rättslig grund för behandling av personuppgifterna
– information om hur länge personuppgifterna lagras
– information om att klagomål lämnas till tillsynsmyndigheten (Datainspektionen)

Barn
Gestaltakademin hanterar inte personuppgifter om barn.

Personuppgiftincidenter
När vi misstänker eller upptäcker personuppgiftsincidenter skall detta tas upp på kontoret, därefter åtgärdas det individuella tekniska problemet av IT-ansvarig som också har en stödfunktion i det förebyggande arbetet.

Dataskyddsfrågor
GA bedömer att denna aspekten av den nya förordningen inte gäller vår verksamhet.

Verksamhet i flera länder
GA har inte verksamhet i andra länder än i Sverige.