Chef: Träna på dialogen och bli en bättre ledare

Chefer leder inte som de tror. De tror att de coachar och återkopplar, men i själva verket ger de instruktioner. Det här leder till missnöjda medarbetare som söker sig till andra verksamheter och ledare. Det slår industridoktorand Simon Elvnäs och hans forskarteam på KTH i Stockholm fast i sitt senaste forskningsprojekt. Simon Elvnäs anser att chefer behöver bli mer medvetna, lära sig att göra det de tror att de gör – och uppenbarligen har för avsikt att göra.

Forskning visar att ledare återkopplar mindre än 5 procent av sin tid
För att komma fram till resultatet har industridoktorand Simon Elvnäs och hans team vid KTH i Stockholm gjort omfattande tidsstudier. De har filmat chefer och ledare i arbete och i möten med medarbetare.

  • Ledare tror att de ägnar 40 procent av sin tid åt återkoppling medan det sällan är över 5 procent. Mellan 60 och 80 procent av ett samtal ägnar ledare åt att prata om hur saker är. 10-20 procent av samtalet är instruktioner om hur något ska göras, medan frågor och värderad återkoppling utgör 0-5 procent av tiden.

Ett annat vanligt problem som studien pekar på är att möten inte hålls på rätt sätt.  

  • Ledare kan lämna möten med en bra känsla av effektivitet och av att ha uträttat mycket. Men medarbetarna kan uppfatta det helt annorlunda. Många medarbetare uppger att de känner sig förvirrade över vad som gäller och för att få klarhet efteråt behöver de störa chefen med frågor. Det är inte särskilt effektivt och bidrar dessutom till splittring, fragmentering och stress.

Känner du igen dig?
Forskningsresultaten från studien har Gestaltakademin tagit fasta på och erbjuder nu utbildningen ”Faciliterande Ledarskap – dialogen i fokus” tillsammans med kursledarna Cecilia Ärlemalm och Malin Sjöberg.

– Utbildningen ger chefer och ledare metoder och verktyg för att de så effektivt som möjligt själva ska kunna bida till att föra kvalitativa dialoger – oavsett om det handlar om individuella möten eller att leda och facilitera större möten eller gruppdialoger. Utbildningen startar i juni 2021 och innefattar både fysiska och digitala möten, berättar utbildningsledarna.

Ökad självinsikt
Ett av de vanligaste ”felen” en ledare gör, enligt Simon Elvnäs studie, är att ledaren i sina möten utgår från sig själv. Hen har tänkt ut en agenda utifrån egna behov, istället för att möta behoven hos mottagaren, det vill säga den eller de man talar med. Ledare som lyckas träna upp förmågan att lyssna av medarbetarnas behov direkt minskar mötestiden med hälften och man slipper bli störd andra tider. En avgörande faktor för hur väl vi lyckas här, är vår grad av självinsikt, menar Simon Elvnäs i studien.

Det håller kursledaren Cecilia Ärlemalm med om och hon beskriver hur man i utbildningen jobbar med att se till att deltagarna får förståelse för hur de själva är i mötet med andra.

”Om vi inte är beredda att titta på vart vi kommer ifrån, vad som har format oss och vilka värderingar vi har, så kommer vi i varje möte överföra oss själva på den andra. Det blir med andra ord omöjligt med ett äkta möte”, säger Cecilia Ärleman.

– Vi tittar på hur man behöver ha ”koll” på sin historia och sina värderingar så att man inte styr för mycket eller för lite i sina möten. Att klara av att så mycket som möjligt se och vara uppmärksam på den andre utan att värdera för mycket skapar förutsättningar för ett bra möte, säger kursledare Cecilia Ärleman.

Som ledare behöver du också ständigt vara uppmärksam på dig själv ”just nu”.

– Till exempel genom ditt kroppsspråk, vart du lägger blicken och hur du uttrycker dig. Men du behöver också vara medveten om den så kallade kontaktgränsen som finns mellan dig och den andra. Tar jag in för mycket eller för lite av den andra? Blir jag hjälpare eller offer? Är vi tydliga eller otydliga för varandra och i så fall – vad behöver jag göra?, fortsätter Cecilia Ärleman.

Faciliterande ledarskap
Många chefer är bra i samtal med individer men missar att stötta konstruktiva och effektiva samtal i grupp. Det gynnar gruppen att ha en person vars enda ansvar är att hjälpa till med dialogen.

– Här ser jag potential i att fler företag upptäcker kraften i att ta in facilatorer till att stötta olika typer av samtal och möten, säger Cecilia Ärleman.

“Vi pratar förstås om hjärnan och hur den fungerar. I utbildningen tränas till exempel deltagaren på att varva ner sitt nervsystem. När du kan det hjälper du alla grupper du kommer in i. De flesta chefer ”står i floden och agerar”. Cheferna måste lära sig att gå upp på ”strandkanten” och se hur de ”just nu” kan vara ett bra stöd för gruppen och den process som pågår. Men det är svårt att stanna upp och förstå att jag måste ta ett steg tillbaka”, säger Cecilia Ärleman.

Utbildningen är totalt 16 dagar, utspridd på 8 tillfällen. De två första tillfällena är på internat i Stockholmsområdet och de övriga är dagtid i Stockholm eller digitalt via Zoom.

Kursledaren Malin Sjöberg har en godkänd och kvalitetsgranskad coachutbildning (ACSTH) som integreras i de 16 dagarna. Denna del av utbildningen ger deltagare den teoretiska grunden för att kunna ansöka om internationell certifiering.

– Coaching är ett kraftfullt verktyg som handlar om utveckling och förändring, säger kursledaren Malin Sjöberg.

Hon berättar att coaching som metod utgår från devisen att alla människor har ”slumrande” potential, det vill säga en inneboende kapacitet och möjligheter att lära nytt och utvecklas.

– Det är våra tankemönster, mentala kartor och det sammanhang som vi befinner oss i (kultur) som ibland sätter stopp och som styr våra handlingar och val. På det sätt som vi betraktar världen har betydelse för de val vi gör och hur vi ser på oss själva och dem vi leder, säger Malin Sjöberg

Det coachande förhållningssättet
Genom ett coachande förhållningsätt där reflektion är en viktig faktor kan vi lyfta fram ”tyst kunskap” och hitta egna svar och lösningar.

– Kontinuerligt lärande är nyckelordet här och fundamentet i coaching. Det dialogskapande mötet är instrumentet och hjälper den som coachas att se sig själv i sin egen process och utifrån det lättare hantera de utmaningar den står inför i vardagen, säger Malin Sjöberg.

Det är därför viktigt att den som leder andra får träna och öva coaching som metod för att skapa ett ledarskap som bygger på handlingskraft – inte bara genom ord utan också genom handling.

– Som chef/ledare är det viktigt att lära sig ställa frågor som skapar ansvarstagande och leder framåt, det vill säga att ”fråga först hur hen tänker” istället för att ge sin egen lösning på ett dilemma, säger Malin Sjöberg.

Nya möjligheter i arbetslivet
I utbildningen ingår en möjlighet att ta första steget mot en internationell certifiering som coach, genom branchorganisationen International Coach Federation (ICF). Kursledaren Malin Sjöberg har en godkänd och kvalitetsgranskad coachutbildning (ACSTH) som integreras i de 16 dagarna. Denna del av utbildningen ger deltagare den teoretiska grunden för att kunna ansöka om internationell certifiering.

– Min erfarenhet är att det öppnas många nya möjligheter i arbetslivet för dem som väljer att ta en certifiering. Många företag efterfrågar personer som kan lyssna ”på riktigt” och därmed bidra till en högre effektivitet för sig själv och sin omgivning”, säger Malin Sjöberg.

Ökad medvetenhet är första steget visar forskningen
I sin studie är Simon Elvnäs tydlig med att alla 455 studerade chefer har blivit bättre som ledare, enbart genom medvetenheten om att de ”inte gör vad det tror att de gör”. Däremot tar det olika lång tid till förändring.

Cecilia Ärleman och Malin Sjöberg understryker att skillnaden med den här utbildningen är att du blir tränad i att se och lägga märke till vad som sker i rummet.

– Vi möter våra deltagare där de är och undersöker tillsammans, i nuet, vad det innebär att vara i dialog och samtal med mig själv och andra. Det är så lärandet kan ske på riktigt – du och jag, här och nu!

CECILIA ÄRLEMAN & MALIN SJÖBERG

Utbildningsledarna Cecilia Ärleman och Malin Sjöberg går själva löpande i grupphandledning och individualterapi för att öka sin medvetenhet och tydlighet. De jobbar sedan 10 respektive 17 år som organisationskonsulter i egna företag med fokus på ledarskapsutbildning, chefs- och grupphandledning samt grupputveckling. Cecilia ärleman är gestaltutbildad i Danmark och Malin sjöberg är utbildad vid Gestaltakademins organisationsprogram i Stockholm.

Text: Kjerstin Oscarson/Cecilia Ärleman/Malin Sjöberg

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *