Chefer behöver träna dialog för att göra det de tror att de gör

Chefer leder inte som de tror. De tror att de coachar och återkopplar men i själva verket ger de instruktioner. Det här leder till att medarbetare blir missnöjda och söker sig till andra verksamheter och andra ledare. Cheferna tror att de är effektiva men är i själva verket ineffektiva slår industridoktorand Simon Elvnäs och hans forskarteam på KTH i Stockholm fast i sitt forskningsprojekt. Simon Elvnäs anser att cheferna behöver bli medvetna om detta och lära sig att göra det de tror de gör och uppenbarligen vill göra.

Gestaltakademin i Skandinavien startar till hösten 2020 en kurs som ger verktyg och metoder i coachning, återkoppling och hur man samtalar och för dialog med medarbetare.

Forskning visar att ledare återkopplar mindre än 5 procent av sin tid
För att komma fram till det häpnadsväckande resultatet, som fått stor uppmärksamhet, har Simon Elvnäs och hans team gjort omfattande tidsstudier där de filmat chefer och ledare under sitt arbete och i möten med medarbetare.

  • Ledarna tror att de ägnar 40 procent av sin tid åt återkoppling medan det sällan är över 5 procent. Mellan 60 och 80 procent av ett samtal ägnar de åt att prata om hur saker är, 10 – 20 procent är instruktioner om hur något ska göras, medan frågor och värderad återkoppling utgör 0 – 5 procent av tiden, visar Simon Elvnäs forskningsresultat. Ett minst sagt förvånande resultat.

Ett vanligt problem, enligt Simons forskning, är att möten inte hålls på rätt sätt. 

  • Ledarna kan gå från mötet med en bra känsla av att ha varit effektiv och ha uträttat mycket. Men medarbetarna kan ha uppfattat det helt annorlunda. Många känner sig förvirrade över vad som gäller och för att få klarhet behöver de störa chefen med frågor efteråt. Det är inte särskilt effektivt och dessutom bidrar det till splittring, fragmentering och stress.

Forskningen visar att svenska chefer i regel uppfattar sig som effektiva – fast de i verkligheten far runt och sprider förvirring.

Känner du igen dig?
Chefer behöver verktyg för att agera mer i linje med vad de vill göra. Vid det välkända och välrenommerade utbildningsinstitutet Gestaltakademin startar till hösten utbildningen ”Medvetna dialoger” där chefer och ledare får metoder och verktyg för att så effektivt som möjligt kunna föra olika typer av samtal med människor omkring sig. Det gäller både i enskilda möten och för att bli bättre på att leda och facilitera större möten och gruppdialoger.

Det viktigaste verktyget som utbildningen ger är en trestegsraket för bättre dialoger, förklarar Cecilia Ärlemalm som är den ena av två utbildningsledare. Första steget är att öka den egna medvetenheten om sina mönster, sen att vilja förändring och slutligen att göra förändring, alltså agera annorlunda.

En av svårigheterna, menar Cecilia, är att cheferna inte har definierat vad coachning är.

Cheferna ser sig som bollplank som tipsar och förmedlar idéer som traditionella fotbollscoacher. Det är viktigt att cheferna lär sig att ställa frågor som leder till rätt lösning. Att fråga först, inte ”det här är min lösning”.

Ökad självinsikt
Det vanligaste är att ledaren utgår från sig själv, skriver Simon Elvnäs i sin rapport. 

  • Hen har tänkt ut en agenda utifrån sina egna behov, istället för att möta behoven hos den man talar med och i mötet med medarbetarna. Gör man istället rätt och utgår ifrån medarbetarnas behov direkt minskar mötestiden med hälften och man slipper bli störd andra tider.
  • En avgörande faktor för hur väl vi leder andra, är vår grad av självinsikt, poängterar Simon Elvnäs.

Det håller Cecilia Ärlemalm med om och beskriver hur man i utbildningen jobbar med att se till att deltagarna får förståelse för hur de själva är i mötet med andra.

Det är viktigt att först förstå sin egen historia. Hur jag ser världen genom mina ögon. Att förstå sig själv i nuet. Att förstå sitt kroppsspråk i mötet med andra. Vad är jag och var börjar den andra. Var är gränsen mellan oss. Så att jag inte går över i den andra. Att ha koll på kontaktgränsen mellan oss människor. Vi har en fysisk gräns och ett osynligt psykologiskt mellanrum mellan oss och andra, den så kallade kontaktgränsen. Är jag för långt ifrån, för nära eller i den andra?

Vi behöver träna oss i att förstå ”figuren”, att som coach och facilitator hjälpa den andra att identifiera sin berättelse. Men man får inte vara för mycket ”hjälpare”. Man måste helt enkelt ha kolla på sig själv. Som coach tränas man i att fånga vad den andra pratar om. Vad blir tydligt, så att jag som coachande chef kan hänga med i sånt som är otydligt för dig och för mig. Att hjälpa den andre att sortera i sin berättelse. Inom gestaltteorin kallas det att se figur mot bakgrund.

Ökad uppmärksamhet
Vi lär också hur man har koll på sina värderingar så man inte styr för mycket och att förstå och se kontexten man befinner mig i. Att förstå sin historia och sina värderingar för att kunna skilja dem från den andres historia och värderingar. Att se och höra och vara uppmärksam på den andre utan att värdera samt att fenomenologiskt se sånt som visar sig här och nu utan att värdera. Bara rakt av uppmärksamma den andre. Att bli medveten om hur man agerar och vad man gör. Och viktigast av allt är att i mötet i nuet nyfiket utforska tillsammans det som behöver bli tydligare.

Det blir spännande när man som chef faciliterar och leder en grupp eller som i utbildningen är i en grupp och kan fånga vad som händer, säger Cecilia.

I utbildningen får du träna att vara i dialog med andra, enskilt och i grupp. Hur låter min röst när jag pratar till andra, hur ser mitt kroppsspråk ut, förhåller jag mig för mycket eller litet till vad den andre säger?
Chefer är omedvetna om hur de är, hur de agerar och beter sig i möten, menar både Simon Elvnäs och utbildarna Cecilia Ärlemalm och Malin Sjöberg.

  • Just återkoppling och uppmärksamhet är det medarbetarna efterfrågar mest, och som kännetecknar det ledarskap som anses vara bäst, alltså det coachande ledarskapet. Men det är långt mindre vanligt i praktiken än vad man tror, konstaterar Simon Elvnäs.

Träna ett coachande förhållningssätt
I utbildningen får deltagarna träna coachande förhållningssätt, att ge feedbacksamtal och att facilitera individer i grupp.

Många chefer är bra i samtal med individer men missar att stötta konstruktiva och effektiva samtal i grupp. En metod för att utveckla den förmågan är vad Cecilia kallar ”spegling”. Att bli uppmärksam på hur man ställer frågor. Att ha samma förhållningssätt mot individ i enskilt samtal som att uppmärksamma individ i grupp. Jag uppfattar att du säger det här, stämmer det? Och att som facilitator inte bli indragen i samtalet utan att hålla gränsen.

Utbildningen är upplevelsebaserad och utgår ifrån deltagarnas egna fall och erfarenheter från arbetet.

Vi tränar på konflikthantering, det nödvändiga samtalet (Vi kallar det inte det svåra samtalet, eftersom det leder tankarna fel.) och medarbetarsamtal. Och vi understryker förstås vikten av att lyssna aktivt.

Allt vi gör på utbildningen leder till att du blir bättre i dina medarbetarsamtal, förtydligar Cecilia.

Vi pratar förstås om hjärnan och hur den fungerar. I utbildningen träna deltagaren på att varva ner sitt nervsystem. När du kan det hjälper du alla grupper du kommer in i. De flesta chefer ”står i floden och agerar”. Cheferna måste lära sig att gå upp på ”strandkanten” och se på för att vara ett bra stöd. Att stanna upp och fatta att jag måste ta ett steg tillbaka, exemplifierar Cecilia.

Utbildningen är totalt 16 dagar lång, utspridda på sex tillfällen. De två första tillfällena är på internat i Stockholmsområdet och de övriga är dagtid i Stockholm.

I utbildningen ingår också en möjlighet att ta första steget mot internationell certifiering som coach, genom branchorganisationen International Coach Federation (ICF).  Malin Sjöberg, som är den andra ledaren i utbildningen, har en godkänd och kvalitetsgranskad coachutbildning (ACSTH) som integreras i de 16 dagarna. Denna del av utbildningen ger deltagare den teoretiska grunden för att kunna ansöka om internationell certifiering.

Dessutom kommer utbildningen lära ut grafisk facilitering för att kunna visualisera det som sägs, inte nog så viktigt för ökad förståelse i grupp.

Deltagarna förstår efter utbildningen vad som menas med kontakt, det existentiella i mötet med andra människor och vad som menas med tillit.

Ökad medvetenhet är första steget visar forskningen
Simon Elvnäs är tydlig med att alla 455 chefer som han har studerat har blivit bättre bara genom medvetenheten om att de inte alls gör vad det tror att de gör.

  • Däremot tar det olika lång tid till förändring, tillägger han.

Cecilia och Malin understryker att skillnaden med andra chefsutbildningar är att du blir tränad i att se och lägga märke till vad som sker i rummet.

Vi överför inte oss själva, utan håller isär vad som är mina tankar och värderingar och vad som är deltagarens eller den som coachas. Vi pekar inte på vad andra ska göra. Vi pratar om det deltagarna behöver prata om. Andra konsulter tar dem dit de vill, vi möter dem där de är.

OM CECILIA OCH MALIN

Utbildningsledarna, Cecilia Ärlemalm och Malin Sjöberg, har en lång gedigen utbildning, och  går själva i grupphandledning och individualterapi för att öka sin medvetenhet och tydlighet. De jobbar sedan 10 respektive 17 år som organisationskonsulter i egna företag med fokus på ledarskapsutbildning, chefs- och grupphandledning samt grupputveckling. Cecilia är gestaltutbildad i Danmark och Malin är utbildad vid Gestaltakademins organisationsprogram i Stockholm.

De beskriver båda hur cheferna tampas med att klara av mer avancerade frågor i en allt mer komplex värld. Om svårigheten att klara sin dialog på hög nivå. Att här och nu i mötesrummet i dialogerna fånga och stötta och hjälpa andra.

Efter avslutad utbildning kan deltagarna bidra till en högre kvalitet i dialogen och att medarbetarna bli hörda och lyssnade till. De blir mer måna om att vara närvarande i mötet. De får kraft att fånga det som sker i nuet. De kommer att vara ett bättre verktyg för sig själv och andra samt att hjälpa individer och grupper att bli tydligare i mötet, understryker både Cecilia och Malin. De förtydligar att allt börjar med mig själv för att man ska kunna hjälpa och stötta andra. Ett av de viktigaste kraven på chefen är att titta på sig själv utifrån och att se gruppen utifrån.


Text: Kjerstin Oscarson

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *